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ATUALIDADE

O que há que ter em conta perante uma mudança de escritório? Três passos para elaborar um projeto bem-sucedido

16 Outubro, 2017

Uma mudança de escritório é um processo complexo que requer planificação caso se procure obter como resultado uma transição natural e que não seja um travão para a atividade.

O que há que ter em conta perante uma mudança de escritório? Três passos para elaborar um projeto bem-sucedido

Uma mudança de escritório é um processo complexo que requer planificação caso se procure obter como resultado uma transição natural e que não seja um travão para a atividade.

Compreender as motivações para a mudança e planificar com antecedência são elementos-chave para uma relocalização bem sucedida de escritório. Questões como melhorias no rendimento e no ambiente de trabalho são alguns dos benefícios mais pretendidos pelas empresas quando tomam a decisão de fazer a mudança.

Uma mudança de escritório é um processo complexo que requer planificação caso se procure obter como resultado uma transição natural e que não seja um travão para a atividade. A gestão de um projeto bem-sucedido começa por compreender as motivações para a mudança e ouvir as necessidades da empresa antes de conceber um esquema de trabalho consensual.

Motivações para a mudança

No momento de pensar numa mudança, o edifício e a zona são importantes, assim como o modelo de trabalho que se procura implementar.

Existem diversas motivações que podem conduzir a uma mudança de escritório, entre as mais habituais estão:

  • Expansão do negócio
  • Situar-se mais próximo dos clientes
  • Melhorar a imagem da marca
  • Implementar novos modelos de trabalho
  • Melhoria do rendimento e ambiente de trabalho
  • Cuidar do meio ambiente e otimizar o consumo energético

As motivações para uma mudança empresarial procuram afetar positivamente a cultura da empresa, mas pode ser uma das alterações mais extenuantes para uma empresa se não houver uma planificação adequada.

Qual é a metodologia para uma mudança de escritório bem-sucedida?

A Gesvalt Property Services recorre a uma metodologia para assegurar uma mudança bem-sucedida baseada em três etapas principais:

1 Compreensão do projeto: elaboração de layout

O primeiro passo é ouvir a empresa, conhecer os objetivos que pretende alcançar com a mudança e qual é o resultado esperado. A partir daqui elabora-se um layout que responde a esse entendimento. É o momento de decidir se se pretende manter a cultura imagem da marca ou se chegou o momento de a atualizar de alguma forma.

Nesta etapa analisa-se a forma como os departamentos trabalham em busca de pontos de otimização e eventuais sinergias. Por exemplo, identificando os que estabelecem mais comunicação entre si e agrupando-os com vista a reduzir o tempo de movimentação de pessoas na empresa.

2 Execução da obra

Após a aprovação do layout pela direção, chega a fase de execução de obra com todas as partes intervenientes: arquitetura, engenharia civil, instalações especiais, licenças, adequação de normas de segurança, etc. Aqui procuramos as equipas certas que melhor se adequem ao investimento e se a decisão for subcontratar o projeto e o design de interiores, abre-se concurso. O objetivo é conceber um projeto que se possa implementar sem contratempos.

3 Planificação da mudança

A última fase é a planificação da mudança. Definimos quais são os departamentos que se mudam primeiro, inventariamos todos os objetos que vão ser transferidos e atribuímos-lhes um código com a área e a pessoa vinculada. Este procedimento garante que o trabalhador encontra todos os seus pertences quando chega ao destino e que seja produtivo, sem perdas de tempo.

Tempo de antecedência e planificação antes da mudança:

Entre 3 e 4 meses de antecedência é um período de tempo prudente quando se trata de planificar um projeto de mudança.

Temos em conta que uma mudança de escritório é uma oportunidade magnífica para otimizar os modelos de trabalho e pensar num funcionamento mais eficaz.

Por outro lado, a planificação é essencial porque:

  • Caso se necessite de renovar o mobiliário os fornecedores costumam demorar entre 60 e 75 dias.
  • Se houver alterações nos equipamentos informáticos, os tempos são de 30 a 45 dias em marcas de primeira linha. Devemos até prever um pedido de fibra ótica.

A equipa da Gesvalt Property Services trabalha com muitas empresas na implantação de escritórios.

Na Gesvalt somos especialistas em Project Management para empresas. Informe-se sobre os nossos serviços.

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