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¿Qué hay que tener en cuenta ante un traslado de oficina? 3 Pasos para hacer un proyecto de éxito

16 octubre, 2017

Un traslado de oficina es un proceso complejo que requiere de planificación si se busca como resultado una transición natural y que no suponga un freno a la actividad.

¿Qué hay que tener en cuenta ante un traslado de oficina? 3 Pasos para hacer un proyecto de éxito

Entender las motivaciones del cambio y planificar con antelación son elementos clave para una relocalización exitosa de oficina. Cuestiones como mejoras en el rendimiento y el clima laboral son algunos de los beneficios más buscados por las compañías al tomar la decisión de mudarse.

Un traslado de oficina es un proceso complejo que requiere de planificación si se busca como resultado una transición natural y que no suponga un freno a la actividad. La gestión de un proyecto exitoso comienza por entender las motivaciones del cambio y escuchar las necesidades de la empresa antes de proyectar un esquema de trabajo consensuado.

Motivaciones del traslado

A la hora de pensar en un traslado, el edificio y la zona son importantes, así como el modelo de trabajo que se busca implementar.

Hay diversas motivaciones que pueden llevar a efectuar un traslado de oficina, entre las más habituales:

  • Expansión del negocio
  • Situarse más cerca de los clientes
  • Mejorar la imagen de marca
  • Implementar nuevos modelos de trabajo
  • Mejora del rendimiento y clima laboral
  • ¿Cuidar el medioambiente y optimizar el consumo energético?

Las motivaciones para una mudanza corporativa buscan afectar positivamente a la cultura empresarial, pero puede llegar a ser uno de los cambios más estresantes para una compañía si no cuenta con la planificación adecuada.

¿Cuál es la metodología para un traslado exitoso de oficina?

Gesvalt Property Services emplea una metodología para asegurar un traslado exitoso basado en 3 etapas principales:

1 Entendimiento del proyecto: redacción de layout

El primer paso es escuchar a la empresa, conocer qué objetivos persigue con el traslado y cuál es el resultado esperado. A partir de aquí se redacta un layout que responde a ese entendimiento. Es el momento de decidir si se busca mantener la cultura imagen de marca, o es tiempo de actualizarla en algún sentido.

En esta etapa se analiza cómo trabajan los departamentos en busca de puntos de optimización. Por ejemplo detectando los que más comunicación tienen entre sí y agrupándolos para reducir el tiempo de movimiento de personas en la empresa.

2 Ejecución de obra

Una vez aprobado el layout por la dirección, llega la fase de ejecución de obra con todas las partes que intervienen: obra civil, instalaciones, licencias, adecuación de normativas de seguridad, etc. Aquí se buscan los equipos adecuados que mejor encajen en la inversión, y si la decisión es externalizar el diseño e interiorismo, sale a concurso. El objetivo es diseñar un proyecto que se pueda poner en marcha sin contratiempos.

3 Planificación del traslado

La última fase es la planificación de la mudanza. Definimos qué departamentos se mueven primero, inventariamos todos los objetos a trasladar y les asignamos un código con el área y la persona vinculados. Este procedimiento asegura que el trabajador cuando llegue a destino encuentre todas sus pertenencias y sea productivo sin pérdidas de tiempo.

Tiempo de antelación y planificación previa al traslado

Entre 3 y 4 meses de antelación es un tiempo prudente a la hora de planificar un proyecto de traslado.

Tenemos en cuenta que una mudanza de empresa es una magnífica oportunidad para optimizar los modelos de trabajo y pensar en una operativa más eficaz.

Por otro lado, la planificación es esencial porque:

  • Si se necesita renovar el mobiliario los proveedores suele tardar entre 60 y 75 días.
  • Si hay cambios en equipos informáticos, los tiempos son de 30 a 45 días en marcas de primera línea. Incluso debemos prever hasta una petición de fibra óptica.

El equipo de Gesvalt Property Services trabaja con muchas compañías en la implantación de oficinas.

En Gesvalt somos especialistas en Project Management para empresas. Infórmate sobre nuestros servicios.

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